Stichpunkte oder ausformulieren?

Verfasst man Angebote zu vorliegenden Projektanfragen von Kunden, steht man vor der Entscheidung ob ein ausformuliertes Angebotsschreiben, oder doch besser eine stichpunktartige Beschreibung umzusetzender Features, im Angebotsschreiben enthalten sein soll. Bei beiden Varianten werden logisch zusammengehörende Teilbereiche in Unterpunkten gruppiert. Wesentlicher Unterschied jedoch sind die Definitionen der zu leistenden Arbeiten.

Ein ausformuliertes Angebotsschreiben erläutert die zu leistenden Arbeiten in Textform. Man kann etwas umschreibender Formulieren was im Detail geleistet wird. In bestimmten Fällen, stark abhängig von der Art der Dienstleistung, kann man auf diesem Weg voneinander abhängige Arbeiten besser darlegen, Alternativen besser aufzeigen und ausführen warum bestimmte Arbeiten grundlegend wichtig sind, andere eher von optionaler Natur sind. Dadurch entstehen am Ende jedoch deutlich längere Texte und Angebot. Die Erfahrung lehrt dass diese oft nur überflogen, jedoch nie genau durchgelesen werden. Häufig kommt es hierbei dazu dass ein Kunde kein exaktes Bild von der vereinbarten Umsetzung erhält. Das kann später dazu führen dass ein Kunde z.B. ein Feature erwartet, welches thematisiert, im Angebot jedoch gar nicht oder anders beschrieben wurde.

Die Vorteile von einem stichpunktartigen Angebot sind vielfältig. Unter anderem muss der potenzielle Auftragnehmer,  also derjenige der ein Angebot erstellt, genau über die einzelnen Unterpunkte nachdenken. Ziel ist es mit Stichpunkten, ähnlich wie in einer Präsentation, die Teilaufgaben so genau wie möglich zu umreissen. Es darf nicht zu allgemein formuliert werden, sodass nicht mehr geleistet werden muss als eigentlich gemeint war. Man muss jedes Feature und dass erwartete Endergebnis atomar beschreiben. Desweiteren ist es für Kunden deutlich einfacher die Kernpunkte abzulesen und zu erkennen was im Angebot alles enthalten ist, und was nicht. Dadurch ergibt sich der weitere große Vorteil dass ein Kunde nicht einfach ein Angebot überfliegt und den Inhalt nicht klar erfasst.

Bei der stichpunktartigen Beschreibung läuft man auch nicht wie bei einem ausformulierten Angebotsschreiben Gefahr, dass der Kunde einfach dass umfangreiche Schreiben ungelesen (oder nur halb) auf die vorhergehenden, meist intensiven, Gespräche ummünzt und Annahmen über den Inhalt macht. Hier entstehen sehr oft Konflikte, denn meist werden unterschiedliche Lösungswege oder Ansätze durchgesprochen, am Ende jedoch nur einer davon, in Absprache mit dem Kunden, gewählt. Zudem werden häufig Features besprochen die vielleicht erst in späteren Phasen umgesetzt werden sollten. Speziell wenn seit klärenden Meetings etwas Zeit verstreicht passiert es schnell dass Kunden davon ausgehen dass ein solches Feature bereits zum Auftrag gehörte.

Selbst wenn bei Problemen später ein schriftlicher Beweis vorliegt dass die Unklarheit durch den Kunden verschuldet war, so führt eine derartige Situation häufig dazu dass das Geschäftsverhältnis mit dem Kunden darunter leiden. Ziel ist also immer dass ein Angebot so kurz und präzise wie möglich gehalten werden. Die deutlich übersichtlichere Variante ist daher eine stichpunktartige Beschreibung. In jedem Fall sollte ein Angebot nicht einfach zugesendet werden, sondern im optimalen Fall persönlich überreicht werden. Ein klärendes Gespräch bei dem jeder Punkt erläutert wird der im Angebot enthalten wird kostet nicht viel Zeit, vermeidet aber häufig sehr viele Probleme.