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Angebotserstellung

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AngebotserstellungDie Angebotserstellung umfasst genau genommen mehrere Schritte. Um wirklich ausgefeilte und maßgeschneiderte Angebote abgeben zu können, bei denen Kosten und Aufwände realistisch geschätzt werden, benötigt es mehr als nur das Angebot selbst. Wir zeigen in welchen Schritte die Angebotserstellung erfolgen kann und worauf jeweils zu achten ist. Außerdem bieten wir eine Musterangebot, mit dem Sie eigene Angebotsschreiben verfassen können.

 

Angebotserstellung: Erste Kundengespräche

Die Angebotserstellung wird meist nur ein Thema wenn von Kunden eine Anfrage vorliegt. Dabei gibt es zwei Szenarien. Bei der ersten Variante ist die Anfrage bereits eine ganz spezifische Anfrage für eine Dienstleistung, ein spezifisches Projekt oder Ware. Wenn der Kunde detaillierte Angaben macht, weiß er meist was er will und möchte dazu lediglich noch Preise einholen. Das ist zunächst einmal positiv. Man kann die gesamte Anfrage meist wunderbar unterteilen und in einzelne Features oder benötigte Angebotspositionen unterteilen. Die werden dann jeweils mit Preisen versehen, woraus sich dann die Gesamtsumme des Angebots errechnet. Man sollte jedoch auch bei sehr konkreten Anfragen immer hinterfragen, was der Kunde für Ziele erreichen möchte.

Nicht selten haben Kunden spezifische Vorstellungen, aber gleichzeitig nicht die beste Lösung für Ihr Vorhaben. So kann es zum Beispiel häufig passieren, dass Anforderungen vergessen wurden oder neue hinzu kommen. Da passiert es schnell, dass die ursprünglich geplanten Aufwände hinfällig werden. Noch schlimmer ist es, wenn die geänderten Rahmenbedingungen erst im laufenden Projekt bekannt werden und die bisher geleistete Arbeit in der Form nicht mehr brauchbar ist. Das führt schnell zu Verzögerungen und zu Mehrkosten. Die Frage wer diese zu tragen hat bietet oft Stoff für ausführliche Diskussionen.

 

Anforderungen für Angebote erarbeiten

In den meisten Fällen jedoch sind Projektanfragen und die Bitte um ein Angebot nicht bereits bis ins Detail ausgearbeitet. Das ist auch gut so, denn der Kunde wendet sich nahezu immer an den Fachmann und Experten da er Beratung wünscht. Er hat die grobe Vorstellung was er für eine Lösung braucht und vor allem, was er damit erreichen will. Die ganzen Details für die Angebotserstellung selbst müssen erst gemeinsam erarbeitet werden.[the_ad id=“452″]

Je nach Umfang der Anfrage lohnt es sich häufig einen Termin vor-Ort zu vereinbaren. Das ist eine sehr effektive Methode für die gemeinsame Anforderungsanalyse und schafft eine angenehme Gesprächsgrundlage. Wenn der Kunde technisch versiert ist sind natürlich auch Online Meetings eine Alternative, je nachdem um was für eine Art Projekt es überhaupt geht. Ansonsten führt auch ein erstes Telefonat schon näher zum Ziel. Wichtig ist, dass bei dem ersten Gespräch der Auftragnehmer versteht, welches Ziel erreicht werden soll. Was soll das Endergebnis leisten können? Das ist unheimlich wichtig, da man als Auftragnehmer nur so wirklich mitdenken kann und sich in den Kunden und seine Anforderungen hineinversetzen kann.

Hierbei müssen unbedingt Notizen gemacht werden. Je ausführlicher Sie die erstellen, desto besser wird später das Angebot. Mindestens sollten zu jeder Anforderung vom Kunden Stichpunkte notiert werden und die markanten Eckpunkte erfasst werden. Bei der Angebotserstellung ist es häufig auch sinnvoll optionale Angebotspositionen aufzuführen, welche der Kunde interessant finden könnte, jedoch nicht zwingend benötigt. Je mehr Ihre Notizen später hergeben, desto besser.

 

Angebot schriftlich verfassen

Im letzten Schritt vor dem Versand an den Kunden müssen Sie die Notizen dann aufarbeiten und einzelne Angebotspositionen finden. Die schriftliche Angebotserstellung selbst steht an. Doch was gehört nun in das Angebot eigentlich genau rein? Wie ergibt sich am Ende des Gesamtpreis? Wenn Sie zum Beispiel den Auftrag haben für den Kunden einen 10 Meter Zaun zu installieren ergeben sich daraus möglicherweise die Positionen für das Setzen der Pfeiler und Stützen inkl. Fundament, die Befestigung des Zauns, mögliches Streichen in einer bestimmten Farbe sowie die benötigten Materialen. Das wären in diesem Fall Farbe, der Zaun selbst, Schrauben, Pfeiler und die Stützen die im Beton eingelassen werden. Optionale Position wäre bspw. Endkappen, die an den Enden des Zauns zum Schutz vor Witterung angebracht werden können. Alle diese Positionen werden aufgeführt, kalkuliert wie viel Zeit Sie für die Dienstleistungen benötigen und dann die Materialen angeboten. Am Ende ergibt die Summe der einzelnen Positionen den Angebotsbetrag.

 

Musterangebot herunterladen

Damit unser Artikel nicht nur theoretisch bleibt, stellen wir für Sie ein Musterangebot bereit. Dieses können Sie in verschiedenen Dateiformaten (PDF, Word) herunterladen und frei verwenden. Innerhalb weniger Minuten erstellen Sie damit eigene Angebote. Zudem können Sie deutlich besser nachvollziehen was genau es mit der Angebotserstellung überhaupt auf sich hat.

Angebot-Vorlage anfordern:








Hinweis: Die Verwendung erfolgt auf eigene Gefahr. Wir übernehmen keine Haftung für die Musterdokumente.

Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag

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Für viele juristische Laien ist die Abgrenzung zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot nicht sofort ersichtlich. Beide Schreiben enthalten die Umschreibung der angebotenen Leistungen und die Auflistung der dafür anfallenden Preise. Was ist also der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Der Kostenvoranschlag

Der Kostenvoranschlag ist in §650 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Es handelt sich um eine überschlägige Berechnung der voraussichtlichen Kosten. Das bedeutet, dass die tatsächlichen Kosten von den im Kostenvoranschlag angegebenen Kosten durchaus abweichen können, wenn sich später herausstellt, dass doch noch aufwändigere Arbeiten erforderlich sind. Doch welche Folgen hat dies für die weitere Ausführung des Auftrags? Nur bei einer „wesentlichen Überschreitung“ (wie es im Gesetz heißt) der im Kostenvoranschlag angegebenen Werte hat der Kunde das Recht den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Es stellt sich also die Frage, was wohl mit „wesentlich“ gemeint sein könnte. Die Rechtsprechung ist da nicht ganz einheitlich. In der Regel wird aber erst ab einer Abweichung von 15 – 20 % von „wesentlich“ auszugehen sein.

Der Unternehmer ist verpflichtet, dem Kunden sofort mitzuteilen, wenn eine solche Überschreitung zu erwarten ist, um den Kunden die Option zur Kündigung zu geben. Im Falle einer Kündigung sind nur die bisher erbrachten Leistungen zu vergüten. Daher empfiehlt es sich, einen Kostenvoranschlag immer so detailliert wie möglich zu verfassen und die einzelnen Arbeitsschritte bereits an dieser Stelle genau aufzuführen. Der Aufwand lohnt sich, denn so wird ein eventueller späterer Streit darüber vermieden.

 

Das Angebot

Ein Angebot dagegen ist verbindlich. Der Auftragnehmer muss sich daran festhalten lassen und darf einseitig keine höheren Kosten veranschlagen. Mit Annahme des Angebots werden die Konditionen im Angebot fest vereinbart. Enthält das Angebot jedoch den Zusatz „unverbindliches Preisangebot“ oder eine ähnliche Formulierung, durch die der Unternehmer erkenntlich eine Bindungswirkung ausschließen will, dann handelt es sich nicht um ein echtes Angebot. Der Vertrag kommt erst dann zustande, wenn der Kunde sich auf die Angaben in dem Schreiben beruft und seinerseits erklärt zu diesen Konditionen einen Vertrag abschließen zu wollen. Stimmt der Unternehmer dann zu, kommt der Vertrag zustande. Das zuvor unverbindliche Angebot wird verbindlich.

Anders ist es beim Kostenvoranschlag, der grundsätzlich erst einmal unverbindlich ist: hier kann nur durch einen expliziten Zusatz eine Bindungswirkung vereinbart werden.

Eine professionelle Vorlage für eigene Angebote finden Sie hier: Angebot (allgemein)

 

Kostenvoranschlag kostenlos?

Gerade weil der Kostenvoranschlag in der Regel unverbindlich ist und der Kunde diesen häufig einholt, um die Preise mit denen der Mitanbieter zu vergleichen, kommt es immer wieder zum Streit über eine etwaige Vergütung des Kostenvoranschlages. Anders als das immer kostenlose Angebot, ist ein Kostenvoranschlag unter Umständen zu vergüten. Denn gerade bei komplizierten Reparaturen oder Werken, kann die Erstellung eines Kostenvoranschlages für den Unternehmer einen hohen Aufwand bedeuten. Umso enttäuschender ist es, wenn der Kunde dann zur Konkurrenz geht. Das gilt beispielsweise bei Reparaturen, wenn der Unternehmer vor Ort einen Unfallschaden begutachten muss, um zu beurteilen, wie hoch die Reparaturkosten ausfallen werden oder wenn ein Gerät zunächst auseinandergebaut werden muss, um die Ursache des Schadens zu identifizieren.[the_ad id=“452″]

Das Gesetz sagt eindeutig aus, dass ein Kostenvoranschlag im Zweifel immer kostenfrei ist (§632 BGB). Der Unternehmer muss also nachweisen, dass eine Vergütung doch vereinbart war bzw. deren Höhe belegen. Es ist daher unbedingt empfehlenswert, sich die Kostenübernahme für den Kostenvoranschlag schriftlich bestätigen zu lassen, bevor ein höherer Aufwand betrieben wird. Der Kunde kann dann entscheiden, ob er den Kostenvoranschlag zu diesem Preis wünscht. Um den Kunden nicht von vornherein zu verschrecken, kann auch vereinbart werden, dass die Kosten des Voranschlages im Falle der Auftragserteilung angerechnet werden.

3 Tipps für Angebotsverhandlungen

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Hat man sein Angebot abgegeben und die einzelnen Positionen mit dem Kunden besprochen, wird in aller Regel nicht unmittelbar der Auftrag folgen. Dies geschieht nur in den seltensten Fällen. Wenn der Kunde es sehr eilig mit der Beauftragung hat, kann es sogar sein, dass das eigene Angebot im Vergleich zur Konkurrenz viel günstiger ist. In aller Regel kommt es zu Nachverhandlungen. Hier einige Tipps:

1. Die Konkurrenz ist 40% günstiger!

Wirklich? Und wo ist denn der Haken? Wichtig bei Nachverhandlungen ist es, seiner Linie treu zu bleiben. Wer ein Angebot kalkuliert, sollte natürlich immer etwas Verhandlungsspielraum einplanen, aber nicht mehr als 1-2%. Hat man alle Aufwände realistisch kalkuliert, sollte man diese auch mit gutem Gewissen vertreten. Es gibt verschiedene Erklärungen für viel günstigere Konkurrenzangebote:

  • es gibt die deutlich günstigeren Angebote gar nicht
  • die Konkurrenz liefert schlechtere Qualität
  • Konkurrenzangebote umfassen nicht die gleichen Leistungen
  • die Konkurrenz hat knapp kalkuliert und macht entweder Verlust oder der Kunde zahlt später drauf

Darum: Realistische Angebote schreiben die man vertreten kann und nicht einschüchtern lassen.

 

2. Erklären Sie die Angebote

Um später Probleme zu vermeiden, sollte gerade bei umfangreicheren Angeboten noch einmal genau erläutert werden, was im Angebot enthalten ist. Oft werden in Besprechungen und Meetings vorab Szenarien und Features besprochen, die vielleicht nicht im Angebot aufgenommen wurden (ggf. sogar auf Wunsch des Kunden). Es kommt immer wieder vor, dass Kunden nicht jede einzelne Angebotsposition studieren und zusätzlich abgleichen was nicht enthalten ist. Startet das Projekt mit einer falschen Erwartungshaltung des Kunden, ist dies später sehr ärgerlich. Kunden werden unzufrieden und vergeben Folgeaufträge im schlimmsten Fall sogar an die Konkurrenz, obwohl eigentlich der Auftragnehmer faktisch nichts falsch gemacht hat.

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3. Selbstbewusst bleiben

Wenn Verhandlungen zu Angeboten geführt werden und der Kunde weitere Wünsche äußert, sind viele Auftragnehmer geneigt hier weitere Arbeiten kostenlos anzubieten, aus Angst den Kunden evt. zu verärgern oder zur Konkurrenz zu treiben. An der Stelle heißt es dann Selbstbewusstsein zu zeigen. Sicher kann man aus Kulanz und als Marketinginstrument kleinere Arbeiten kostenlos „drauflegen“. Das sollte jedoch im Rahmen bleiben. Immerhin müssen Sie wirtschaftlich Arbeiten, und das geht nun einmal nur wenn ihre Leistungen auch angemessen bezahlt werden. Sollte der Kunde an der Stelle abspringen, wäre vermutlich ohnehin keine nachhaltig erfolgreiche Geschäftsbeziehung entstanden.

Tipps für überzeugende Angebotsschreiben

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Soll ein überzeugendes Angebot als Angebotsschreiben an Kunden versendet werden, so ist dafür nicht erforderlich, dass man selbst Medien- oder Werbeexperte ist. Berücksichtigt man einige Tipps für überzeugende Angebote, so ist das Schreiben von guten Angeboten leichter getan als gedacht.

Klare Textstruktur

So sollte das Angebot zunächst eine klare Textstruktur aufweisen. Nichts sieht schlimmer aus, als ein Text ohne Absätze oder Zwischenüberschriften. Daher ist ein gutes Angebot stets in mehrere Absätze und Zwischenüberschriften unterteilt. Dadurch wird es dem Kunden ermöglicht, schnell und einfach Informationen, die für ihn wichtig sind, zu erkennen.

 

Verständlichkeit des Textes

Wichtig ist zudem, dass eine verständliche Sprache benutzt wird. Die Sprachwahl sollte dabei immer auf die Zielgruppe abgestimmt werden, wobei Fachbegriffe oder selten genutzte Wörter abschreckend sind. Aufgrund dessen sollte darauf geachtet werden, dass eine klare und einfache Sprache benutzt wird, die auch für die Zielgruppe verständlich ist.

 

Wesentliche Informationen

In einem guten Angebot sollte nur das für den Kunden Wesentliche genannt werden, das bedeutet, dass Informationen, die für den Kauf nicht von Bedeutung sind, weggelassen werden müssen. Dabei ist zu beachten, dass je nach Produkt bzw. je nach Kundengruppe sich die Wesentlichkeit der Informationen verändern kann.

Vorteile

Es sollten stets nur die Vorteile des Produktes aufgezählt werden. Nachteile oder negative Beschaffenheiten des Produktes haben in einem Angebot nichts zu suchen.

Glaubwürdigkeit

Das Angebot sollte glaubwürdig sein. Wird das Produkt in den Himmel gelobt, so entfällt die Glaubwürdigkeit, wodurch der Kunde eher vom Kauf abgeschreckt wird. Dabei soll im Angebot natürlich Werbesprache benutzt werden, allerdings sollte dies immer im Rahmen der Glaubwürdigkeit getan werden.

Bilder

Hilfreich ist Einbindung von Bildern des Produktes. Dadurch wird das Produkt dem potenziellen Kunden veranschaulicht. Zudem lesen viele Menschen den Text nicht, aber betrachten die Bilder. Bilder dienen damit als sogenannte Eyecatcher, die das Interesse des Kunden wecken können. In einem guten Angebot sollten deshalb einige Bilder vorhanden sein.

Richtige Platzierung der Informationen

Auch die Platzierung der wichtigen Informationen kann eine große Rolle spielen. Da viele Menschen oftmals nur den Anfang oder das Ende lesen, sollten die wichtigen Informationen dort platziert sein. Lesen potenzielle Kunden diese Informationen, so wird das Interesse geweckt und sie lesen auch den restlichen Text.[the_ad id=“452″]

Länge des Textes

Wie lang der Text eines Angebots sein sollte, lässt sich pauschal nicht sagen. Dies hängt vor allem von der Art des Produktes ab. So ist zu einem technischen Gerät in der Regel mehr zu sagen, als zu einem Kleidungsstück. Grundsätzlich sollte aber darauf geachtet werden, dass die Leser des Angebots durch den Text nicht „erschlagen“ werden.

Fazit

Beachtet man beim Schreiben eines Angebots diese Tipps für überzeugende Angebote, so ist dies ein guter Weg zum Erfolg. Je nach Produkt kann dabei der eine oder der andere Tipp für überzeugende Angebote mehr oder weniger an Bedeutung gewinnen.

Stichpunkte oder ausformulieren?

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Verfasst man Angebote zu vorliegenden Projektanfragen von Kunden, steht man vor der Entscheidung ob ein ausformuliertes Angebotsschreiben, oder doch besser eine stichpunktartige Beschreibung umzusetzender Features, im Angebotsschreiben enthalten sein soll. Bei beiden Varianten werden logisch zusammengehörende Teilbereiche in Unterpunkten gruppiert. Wesentlicher Unterschied jedoch sind die Definitionen der zu leistenden Arbeiten.

Ein ausformuliertes Angebotsschreiben erläutert die zu leistenden Arbeiten in Textform. Man kann etwas umschreibender Formulieren was im Detail geleistet wird. In bestimmten Fällen, stark abhängig von der Art der Dienstleistung, kann man auf diesem Weg voneinander abhängige Arbeiten besser darlegen, Alternativen besser aufzeigen und ausführen warum bestimmte Arbeiten grundlegend wichtig sind, andere eher von optionaler Natur sind. Dadurch entstehen am Ende jedoch deutlich längere Texte und Angebot. Die Erfahrung lehrt dass diese oft nur überflogen, jedoch nie genau durchgelesen werden. Häufig kommt es hierbei dazu dass ein Kunde kein exaktes Bild von der vereinbarten Umsetzung erhält. Das kann später dazu führen dass ein Kunde z.B. ein Feature erwartet, welches thematisiert, im Angebot jedoch gar nicht oder anders beschrieben wurde.

Die Vorteile von einem stichpunktartigen Angebot sind vielfältig. Unter anderem muss der potenzielle Auftragnehmer,  also derjenige der ein Angebot erstellt, genau über die einzelnen Unterpunkte nachdenken. Ziel ist es mit Stichpunkten, ähnlich wie in einer Präsentation, die Teilaufgaben so genau wie möglich zu umreissen. Es darf nicht zu allgemein formuliert werden, sodass nicht mehr geleistet werden muss als eigentlich gemeint war. Man muss jedes Feature und dass erwartete Endergebnis atomar beschreiben. Desweiteren ist es für Kunden deutlich einfacher die Kernpunkte abzulesen und zu erkennen was im Angebot alles enthalten ist, und was nicht. Dadurch ergibt sich der weitere große Vorteil dass ein Kunde nicht einfach ein Angebot überfliegt und den Inhalt nicht klar erfasst.

Bei der stichpunktartigen Beschreibung läuft man auch nicht wie bei einem ausformulierten Angebotsschreiben Gefahr, dass der Kunde einfach dass umfangreiche Schreiben ungelesen (oder nur halb) auf die vorhergehenden, meist intensiven, Gespräche ummünzt und Annahmen über den Inhalt macht. Hier entstehen sehr oft Konflikte, denn meist werden unterschiedliche Lösungswege oder Ansätze durchgesprochen, am Ende jedoch nur einer davon, in Absprache mit dem Kunden, gewählt. Zudem werden häufig Features besprochen die vielleicht erst in späteren Phasen umgesetzt werden sollten. Speziell wenn seit klärenden Meetings etwas Zeit verstreicht passiert es schnell dass Kunden davon ausgehen dass ein solches Feature bereits zum Auftrag gehörte.[the_ad id=“452″]

Selbst wenn bei Problemen später ein schriftlicher Beweis vorliegt dass die Unklarheit durch den Kunden verschuldet war, so führt eine derartige Situation häufig dazu dass das Geschäftsverhältnis mit dem Kunden darunter leiden. Ziel ist also immer dass ein Angebot so kurz und präzise wie möglich gehalten werden. Die deutlich übersichtlichere Variante ist daher eine stichpunktartige Beschreibung. In jedem Fall sollte ein Angebot nicht einfach zugesendet werden, sondern im optimalen Fall persönlich überreicht werden. Ein klärendes Gespräch bei dem jeder Punkt erläutert wird der im Angebot enthalten wird kostet nicht viel Zeit, vermeidet aber häufig sehr viele Probleme.